Creazione dell’anagrafica
La segreteria inserisce i dati personali e di contatto del socio.
AquaDivePro permette alle Associazioni Sportive Dilettantistiche, alle scuole e ai club subacquei di gestire in un unico ambiente l’anagrafica dei soci, l’iscrizione annuale, le quote associative, le scadenze dei certificati medici e le informazioni subacquee. La segreteria e lo staff autorizzato possono consultare una scheda sempre aggiornata e verificare rapidamente la situazione del socio prima di un corso, un allenamento o un’immersione.
Meno fogli di calcolo, archivi separati e controlli affidati alla memoria. Tutte le informazioni utili vengono organizzate in un unico gestionale cloud sviluppato per il mondo della subacquea.
Per gestire correttamente i soci di una ASD subacquea è necessario collegare dati anagrafici, iscrizione annuale, quota associativa, certificato medico, brevetti, gruppi e attività svolte.
AquaDivePro raccoglie queste informazioni nella scheda personale del socio e permette agli utenti autorizzati di controllarne la situazione da un unico punto.
Il sistema può essere utilizzato dalla segreteria per gli aspetti amministrativi e dagli istruttori per verificare le informazioni necessarie all’organizzazione delle attività subacquee.
In molte associazioni i dati dei soci vengono distribuiti fra strumenti differenti:
un foglio Excel per l’anagrafica;
un altro file per i pagamenti;
un archivio per i certificati medici;
il portale della didattica per i brevetti;
elenchi separati per corsi e immersioni;
messaggi o documenti condivisi per le scadenze.
Questa frammentazione rende più difficile capire quale informazione sia realmente aggiornata.
Prima di un’attività, lo staff può essere costretto a controllare più archivi per verificare se il socio:
è regolarmente iscritto;
ha pagato la quota associativa;
possiede un certificato in corso di validità;
dispone del brevetto richiesto;
appartiene al gruppo corretto;
può partecipare all’attività programmata.
AquaDivePro centralizza queste informazioni e le collega alla gestione operativa di corsi e immersioni.
Ogni socio dispone di una scheda personale che raccoglie le informazioni amministrative, associative e subacquee.
In base alla configurazione scelta, la scheda può comprendere:
nome e cognome;
data di nascita;
lingua;
genere;
indirizzo;
email;
numero di telefono;
codice fiscale;
partita IVA, quando necessaria;
tipologia di contatto;
stato associativo;
annualità di iscrizione;
quota associativa;
gruppo o squadra;
livello subacqueo;
brevetto;
numero di brevetto;
didattica;
assicurazione subacquea;
numero di immersioni;
attrezzatura e taglie;
contatto di emergenza ICE;
note;
tag personalizzati;
storico delle attività;
storico dei pagamenti.
La scheda permette di avere una visione unitaria del socio, evitando di dover ricercare le informazioni in archivi distinti.
AquaDivePro permette di registrare e controllare lo stato dell’iscrizione annuale di ogni socio.
Per ciascuna annualità possono essere gestite informazioni come:
anno o stagione associativa;
data di iscrizione;
data di rinnovo;
data di inizio validità;
data di fine validità;
stato dell’iscrizione;
eventuali note;
operatore che ha registrato l’aggiornamento.
Lo stato può essere rappresentato in modo chiaro, ad esempio come:
iscrizione attiva;
iscrizione in scadenza;
iscrizione scaduta;
rinnovo da completare;
posizione da verificare.
La segreteria può così individuare rapidamente i soci che devono rinnovare la propria iscrizione.
Prima della pubblicazione della pagina è necessario verificare il funzionamento definitivo del software.
L’iscrizione potrebbe essere gestita:
per anno solare;
per stagione sportiva;
per dodici mesi dalla data di rinnovo;
attraverso un periodo personalizzabile.
Nel testo pubblico indicare solamente la modalità effettivamente disponibile.
La quota associativa può essere collegata direttamente all’iscrizione del socio.
Per ogni quota è possibile prevedere:
annualità di riferimento;
importo;
data di scadenza;
data del pagamento;
metodo di pagamento;
stato del pagamento;
eventuali note;
ricevuta o riferimento del movimento, quando previsto.
Lo stato può essere visualizzato come:
pagata;
da pagare;
parzialmente pagata, se supportato;
scaduta;
esente, se previsto dalla configurazione;
da verificare.
La segreteria può consultare la posizione del singolo socio oppure individuare tutte le quote non ancora saldate.
Registrare il pagamento non significa necessariamente che tutti gli altri requisiti siano in regola.
AquaDivePro permette di mantenere separate, ma collegate:
validità dell’iscrizione;
stato della quota;
validità del certificato;
requisiti subacquei.
In questo modo lo staff può comprendere immediatamente quale elemento della posizione del socio richiede attenzione.
AquaDivePro consente di registrare le informazioni necessarie per controllare la validità temporale del certificato medico del socio.
Non è necessario conservare obbligatoriamente nel gestionale l’intero documento.
È possibile limitarsi a gestire dati essenziali come:
• certificato presente o verificato;
• stato di validità;
• data di emissione, se necessaria;
• data di scadenza;
• eventuale tipologia del certificato;
• data dell’ultima verifica;
• operatore che ha effettuato il controllo;
• eventuale sistema o archivio presso cui è conservato il documento;
• note strettamente necessarie.
Lo stato può essere mostrato in modo immediato:
• valido;
• prossimo alla scadenza;
• scaduto;
• non presente;
• da verificare.
L’associazione può continuare a conservare il certificato originale secondo le procedure organizzative e documentali adottate.
AquaDivePro può essere utilizzato solamente per indicare allo staff autorizzato se il certificato risulta valido dal punto di vista temporale.
Questo evita di caricare nel software più informazioni di quelle realmente necessarie alla gestione delle attività.
Prima di inserire un socio in un corso, allenamento o immersione, lo staff può verificare la sua situazione direttamente dalla scheda personale o dall’area operativa.
Il sistema può evidenziare le posizioni che richiedono attenzione, riducendo il rischio di affidarsi a:
• controlli manuali;
• appunti;
• elenchi non aggiornati;
• documenti difficili da reperire;
• comunicazioni verbali fra segreteria e istruttori.
Se la funzione è disponibile, AquaDivePro può segnalare i certificati:
• già scaduti;
• in scadenza entro un determinato periodo;
• privi di data;
• non ancora verificati.
Prima della pubblicazione verificare se gli avvisi sono:
• visibili solamente nella dashboard;
• inviati via email;
• inviati allo staff;
• inviati anche al socio;
• configurabili in base al numero di giorni.
Non promettere notifiche automatiche fino alla loro effettiva attivazione.
Le informazioni relative al certificato medico non devono essere visibili indistintamente a tutti gli utenti del gestionale.
AquaDivePro permette di differenziare gli accessi in base al ruolo.
La visibilità può essere riservata, in base alla configurazione, a:
• presidente;
• direttivo;
• segreteria;
• responsabile amministrativo;
• responsabile delle attività;
• istruttori autorizzati;
• altre figure incaricate.
Un operatore può avere accesso alla sola informazione necessaria, ad esempio:
Certificato valido fino al 30 settembre 2027
senza dover visualizzare il documento completo o altre informazioni sanitarie non pertinenti.
Nella configurazione della funzione è consigliabile raccogliere solamente i dati realmente necessari.
Nella maggior parte dei casi operativi possono essere sufficienti:
• stato;
• data di scadenza;
• data di verifica;
• operatore incaricato.
L’eventuale tipologia del certificato dovrebbe essere inserita solamente quando necessaria alla gestione dell’associazione.
Una verifica immediata: il socio è in regola?
Uno degli obiettivi della funzione è fornire allo staff una risposta semplice e immediata.
La scheda del socio può riepilogare separatamente:
• iscrizione: attiva o non attiva;
• quota: pagata o da pagare;
• certificato: valido, in scadenza o scaduto;
• brevetto: presente o da verificare;
• assicurazione: valida o da aggiornare;
• gruppo: assegnato;
• eventuali requisiti mancanti.
La presenza di più indicatori separati è preferibile a un unico generico stato “in regola”.
In questo modo lo staff comprende subito quale requisito è soddisfatto e quale richiede un intervento.
Trova rapidamente i soci da contattare
Oltre alla scheda individuale, il gestionale dovrebbe permettere alla segreteria di consultare elenchi filtrati.
Filtri utili:
• iscrizione scaduta;
• rinnovo mancante;
• quota da pagare;
• certificato scaduto;
• certificato in scadenza;
• certificato da verificare;
• gruppo;
• disciplina;
• scuola collegata;
• brevetto;
• livello;
• assicurazione;
• tag;
• lingua;
• tipologia di socio.
Questi filtri aiutano a creare elenchi operativi e a intervenire solamente sulle posizioni che richiedono attenzione.
Il sistema deve permettere di trovare rapidamente una persona attraverso dati come:
L’obiettivo è rendere il controllo utilizzabile anche pochi minuti prima di un’attività.
Mantieni distinti i soci di gruppi diversi
Una ASD può gestire soci appartenenti a discipline, squadre o scuole differenti.
AquaDivePro permette di organizzare l’anagrafica attraverso gruppi, ad esempio:
• soci Scuba;
• soci Freediving;
• studenti di una scuola partner;
• gruppo agonistico;
• istruttori;
• accompagnatori;
• corsisti;
• soci ordinari;
• soci temporanei, se previsti;
• collaboratori.
Ogni socio rimane presente in un’unica anagrafica, ma può essere classificato e ricercato in base alla propria appartenenza.
Evitare duplicazioni
Quando una persona partecipa a più attività, non dovrebbe essere necessario creare più schede separate.
Lo stesso socio può essere collegato, secondo le funzioni disponibili, a:
• più gruppi;
• un gruppo principale;
• corsi differenti;
• discipline differenti;
• una scuola collegata;
• ruoli specifici.
L’anagrafica associativa incontra il profilo subacqueo
A differenza di un gestionale sportivo generico, AquaDivePro collega la posizione amministrativa del socio alle informazioni necessarie per svolgere attività subacquee.
Nella scheda possono essere registrati:
• didattica;
• brevetto;
• numero del brevetto;
• livello;
• specializzazioni;
• numero di immersioni;
• esperienza dichiarata;
• assicurazione subacquea;
• attrezzatura;
• taglie;
• gruppo Scuba o Freediving;
• corsi frequentati;
• attività svolte.
La segreteria può gestire l’iscrizione e i pagamenti, mentre gli istruttori autorizzati possono consultare le informazioni tecniche utili all’attività.
Controllo delle informazioni assicurative
Quando richiesto dall’organizzazione, la scheda del socio può contenere anche informazioni relative all’assicurazione subacquea.
È possibile prevedere campi come:
• compagnia o tipologia;
• numero della copertura;
• data di scadenza;
• stato;
• note;
• data dell’ultima verifica.
Come per il certificato medico, è consigliabile registrare solamente le informazioni necessarie alle finalità operative dell’associazione.
Non dichiarare che il software verifica automaticamente la validità presso la compagnia assicurativa, salvo integrazione effettivamente disponibile.
Contatto da utilizzare in caso di emergenza
Nella scheda del socio può essere registrato il contatto ICE, acronimo di “In Case of Emergency”.
È possibile indicare:
• nome e cognome;
• relazione con il socio;
• numero di telefono;
• eventuale secondo recapito;
• note strettamente operative.
Il contatto può essere reso accessibile solamente agli utenti autorizzati e utilizzato in caso di necessità durante corsi, allenamenti e immersioni.
Mantieni lo storico delle informazioni associative
La gestione delle annualità permette di ricostruire nel tempo la situazione del socio.
Lo storico può comprendere:
• anni di iscrizione;
• date dei rinnovi;
• quote pagate;
• scadenze;
• aggiornamenti del certificato;
• modifiche ai dati;
• gruppi di appartenenza;
• brevetti registrati;
• attività svolte;
• pagamenti;
• note amministrative.
Uno storico ordinato evita di sovrascrivere informazioni importanti e facilita le verifiche da parte della segreteria.
Per i dati più delicati può essere utile memorizzare:
• chi ha inserito l’informazione;
• chi l’ha aggiornata;
• quando è stata verificata;
• quale modifica è stata effettuata.
Pubblicizzare questa funzione solamente se il sistema dispone effettivamente di log o tracciamento delle operazioni.
La segreteria inserisce i dati personali e di contatto del socio.
Viene associata l’annualità o la stagione sportiva di riferimento.
La quota viene registrata come pagata, da pagare o da verificare.
Vengono inseriti stato, scadenza e data dell’ultimo controllo.
La scheda viene integrata con brevetto, livello, didattica, assicurazione e attrezzatura.
Il socio viene collegato alla disciplina, al corso o alla scuola di appartenenza.
Lo staff autorizzato verifica i requisiti prima di inserire il socio in un corso o in un’immersione.
Attività, pagamenti e rinnovi rimangono collegati alla scheda personale.
Meno tempo dedicato ai controlli amministrativi
AquaDivePro aiuta la segreteria a:
• trovare rapidamente ogni socio;
• evitare anagrafiche duplicate;
• controllare rinnovi e quote;
• individuare certificati scaduti;
• filtrare le posizioni non aggiornate;
• mantenere uno storico;
• condividere informazioni aggiornate con lo staff autorizzato;
• ridurre l’uso di file separati;
• collegare la parte amministrativa alle attività subacquee.
Quando un’informazione viene aggiornata nella scheda del socio, diventa disponibile nelle sezioni collegate del gestionale, in base ai permessi assegnati.
La segreteria e lo staff lavorano così sulla stessa base informativa.
Controlli più rapidi prima di entrare in acqua
Gli istruttori autorizzati possono verificare le informazioni necessarie senza dover chiedere ogni volta conferma alla segreteria.
Prima di un’attività possono controllare, in base ai permessi:
• identità del socio;
• gruppo;
• livello;
• brevetto;
• esperienza;
• validità del certificato;
• assicurazione;
• attrezzatura;
• contatto ICE;
• eventuali note operative.
Non è necessario che l’istruttore visualizzi l’intero archivio amministrativo o documentale. I permessi devono permettere di mostrare solamente le informazioni necessarie al ruolo.
Perché un foglio Excel non basta più?
Un foglio di calcolo può essere sufficiente nelle fasi iniziali, ma diventa più difficile da gestire quando aumentano:
• numero dei soci;
• annualità;
• quote;
• gruppi;
• corsi;
• discipline;
• certificati;
• utenti che devono accedere ai dati;
• attività organizzate.
I principali limiti degli archivi manuali sono:
• versioni differenti dello stesso file;
• modifiche non tracciate;
• formule o filtri errati;
• accesso indiscriminato ai dati;
• duplicazione delle anagrafiche;
• difficoltà nel collegare soci e attività;
• controlli affidati alla memoria;
• assenza di permessi differenziati.
AquaDivePro permette di collegare la gestione amministrativa del socio con corsi, immersioni e attività subacquee.
Confronta AquaDivePro con i fogli di calcolo e con un gestionale sportivo generico.
| Funzionalità | Fogli di calcolo | Gestionale generico | AquaDivePro |
|---|---|---|---|
| Anagrafica soci | Manuale | Inclusa | Inclusa |
| Iscrizione annuale | Manuale | Inclusa | Inclusa |
| Quote associative | Manuale | Incluse | Incluse |
| Stato certificato medico | Manuale | In alcuni casi | Integrato |
| Filtri per scadenze | Da configurare | In alcuni casi | Integrati |
| Gruppi e squadre | Manuale | Inclusi | Inclusi |
| Gruppi scuba e freediving | Non specifici | Non specifici | Specifici |
| Brevetti subacquei | Manuale | Generalmente no | Integrati |
| Didattiche subacquee | Manuale | Generalmente no | Integrate |
| Corsi subacquei | Separati | Generici | Integrati |
| Immersioni | Separate | No | Integrate |
| Registro immersioni | Separato | No | Integrato |
| Attrezzatura e taglie | Manuale | Limitato | Integrate |
| Permessi differenziati | Limitati | Inclusi | Inclusi |
| Collegamento socio-attività | Manuale | Generico | Specifico |
Anagrafica accessibile anche fuori dalla sede
AquaDivePro è un software cloud accessibile tramite browser.
Gli utenti autorizzati possono consultare le informazioni da:
• computer;
• tablet;
• smartphone.
La segreteria può lavorare dalla sede dell’associazione, mentre gli istruttori possono verificare le informazioni operative in piscina, presso il punto di ritrovo o durante la preparazione di un’uscita.
L’accesso rimane subordinato alle credenziali e ai permessi assegnati a ciascun utente.
Dall’anagrafica del socio al corso o all’immersione
La gestione amministrativa non rimane separata dall’attività sportiva.
Una volta verificata la posizione del socio, AquaDivePro permette di collegarlo a:
• corsi;
• sessioni teoriche;
• allenamenti;
• attività in piscina;
• immersioni didattiche;
• uscite;
• attività Freediving;
• snorkeling;
• noleggio dell’attrezzatura;
• registro digitale delle immersioni.
Le informazioni già presenti nella scheda possono essere riutilizzate durante la pianificazione, evitando di creare nuovi elenchi manuali.
Scopri il gestionale AquaDivePro per ASD e scuole subacquee.
Approfondisci il Registro digitale delle immersioni.
Molti dati relativi al socio possono essere già presenti nei portali delle didattiche subacquee.
Quando una didattica mette a disposizione API o sistemi di interscambio compatibili, AquaDivePro può essere predisposto per ridurre l’inserimento manuale e facilitare l’allineamento di informazioni come:
• dati anagrafici;
• brevetti;
• qualifiche;
• livelli;
• documenti;
• stato di specifici requisiti.
Le possibilità effettive dipendono dai servizi tecnici, dalle autorizzazioni e dalle API offerte dal singolo ente.
Non indicare un’integrazione diretta con SSI come già disponibile finché non è stata completata, testata e resa utilizzabile dai clienti.
Controlla iscrizioni, quote, scadenze e requisiti da un unico pannello, senza cercare le informazioni fra file e archivi differenti.
Gestisci l’anagrafica dei soci, controlla iscrizioni e quote, verifica le scadenze e collega ogni profilo a corsi e immersioni.
Scopri come AquaDivePro può essere configurato in base alla struttura della tua associazione o scuola subacquea.
Durante la demo analizziamo l’organizzazione della tua associazione, i gruppi gestiti e le informazioni che devono essere rese disponibili ai diversi membri dello staff.
La scheda del socio può contenere dati anagrafici, recapiti, stato dell’iscrizione, quota associativa, gruppo, brevetto, didattica, livello, assicurazione, certificato medico, attrezzatura, contatto ICE, pagamenti e storico delle attività.
Sì. È possibile registrare l’annualità di riferimento, le date di validità e lo stato dell’iscrizione del socio.
Sì. La segreteria può individuare le iscrizioni scadute, in scadenza o ancora da completare attraverso stati e filtri dedicati.
Sì. La quota può essere collegata all’annualità del socio e registrata come pagata, da pagare o da verificare.
Sì. Attraverso i filtri è possibile individuare le posizioni con quote ancora da saldare.
Il software può essere utilizzato per registrare stato e scadenza del certificato senza conservare necessariamente il documento completo. L’associazione può continuare ad archiviare l’originale secondo le proprie procedure.
Sì. Nella scheda del socio possono essere registrati lo stato di validità e la data di scadenza, in modo che lo staff autorizzato possa verificare rapidamente la situazione.
Il gestionale può evidenziare certificati validi, in scadenza, scaduti o da verificare. Eventuali notifiche automatiche dipendono dalla configurazione e dalle funzioni attivate.
No. La visualizzazione delle informazioni può essere limitata agli utenti autorizzati in base al ruolo e ai permessi assegnati.
Non necessariamente. L’associazione può scegliere di registrare solamente le informazioni strettamente necessarie, come stato e data di scadenza.
Sì. I soci possono essere organizzati attraverso gruppi, discipline, corsi o scuole collegate.
Sì. I soci possono essere inseriti nello stesso gestionale e distinti attraverso gruppi o classificazioni dedicate.
Sì. La scheda del socio può contenere didattica, brevetto, numero, livello, specializzazioni ed esperienza.
Sì. Nella scheda del socio può essere inserito un contatto ICE utilizzabile in caso di necessità.
Sì. Una volta registrato, il socio può essere associato a corsi, attività e immersioni senza dover reinserire i suoi dati.
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